formulas y funciones en excel 2007

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EJERCICIOS DE DISEÑO DE PAGINA Y TABLAS

Diseño de página

Ejercicio 1: Encabezado de página

En este ejercicio trabajaremos sobre el archivo Curso bases de datos 2 de la carpeta ejercicios del curso.
Incluye un encabezado de página como el siguiente:

Se caracteriza por ser un encabezado predeterminado, concretamente el que corresponde al motivo que estamos utilizando en este documento (Puzzle). Deberás utilizar los encabezados de páginas pares e impares para que la alineación del texto cambie en cada página de forma alternativa.
Globalmente se vería algo así:

Guarda los cambios.

Ejercicio 2: Pie de página

En este ejercicio trabajaremos sobre el archivo Curso bases de datos 2.
Incluye un pie de página como el siguiente:

Será el mismo para todo el documento.
No olvides guardar los cambios.

EN EL MISMO DOCUMENTO APLICA EL SIGUIENTE EJERCICIO.

Tablas

Ejercicio 1: Dibujar tabla

Haz que las celdas de la columna Comentarios se dividan en dos, verticalmente. Es decir, que la celda de encabezado con el título seguirá completa, pero el resto de celdas se dividirán en dos columnas. Házlo con la herramienta Dibujar tabla.
Guarda los cambios del documento.

Ejercicio 2: Desplazarnos por la tabla

Para el tema 1 de Mi primer documento, escribe dos comentarios, uno en cada columna: ¡Qué divertido! y Repetir evaluación para mejorar la nota. El resultado será similar al de la imagen.

Luego, sitúate en el último tema e inserta el comentario ¡Estupendo!
Supondremos que ya has repetido la evaluación con un resultado excelente. Borra el comentario de recordatorio del primer tema.
Guarda los cambios del documento.

Ejercicio 3: Selección y alineación

Borra la columna de comentarios, de forma que sólo queden Temas y Notas.
Modifica la alineación de la tabla para que quede centrada.
Guarda los cambios del documento.

Ejercicio 4: Datos

Inserta una nueva fila al final de la tabla y escribe en la primer columna Media de los resultados y en la segunda inserta una fórmula que calcule el promedio de todos los valores. No olvides indicar a Word que la tabla dispone de una fila de totales.
Guarda los cambios del documento.

ESTA ES LA AYUDA PARA ELABORAR ESTE EJERCICIO.

Ejercicio 1: Dibujar tabla

Para dividir la columna:

1. Selecciona la tabla y sitúate en la ficha Diseño.
2. Escoge la herramienta Dibujar tabla del grupo Dibujar bordes.
3. Sitúa el cursor bajo el borde inferior de la celda Comentarios. Haz clic y arrastra hasta llegar a la última celda de la columna. Al soltar se dibujará una línea que dividirá la columna en dos.
4. Pulsa Guardar para conservar los cambios.

Ejercicio 2: Desplazarnos por la tabla

Haz clic en la primera celda de comentarios y al terminar de escribir el texto, pulsa la tecla FLECHA DERECHA para pasar a la siguiente y escribir también su correspondiente texto.

Para ir directamente al último tema y escribir el comentario: ¡Estupendo! pulsa las teclas ALT+AvPag. El punto de inserción se moverá automáticamente a la última fila.
Luego, pulsa ALT+RePag para volver a subir pulsa una vez la FLECHA ABAJO para pasar del encabezado al contenido. Utiliza las teclas RETROCESO y SUPR para borrar el texto.
Pulsa Guardar para conservar los cambios.

Ejercicio 3: Selección y alineación

1. Haz clic sobre la celda Comentarios para seleccionarla.
2. En la pestaña Presentación, pulsa Eliminar y selecciona Eliminar columnas en el menú.
3. Desde esa misma pestaña haz clic en el botón Propiedades del grupo Tabla.
4. Selecciona el botón Centro en el apartado Alineación y pulsa Aceptar. Observa que la tabla se ha centrado correctamente.
5. Pulsa Guardar para conservar los cambios.

Ejercicio 4: Datos

1. Haz clic en la última fila que corresponde al tema 24.
2. En la pestaña Presentación, grupo Filas y columnas, pulsa el botón Insertar debajo.
3. Aparecerá una nueva fila. Ve a la ficha Diseño y marca la opción Fila de totales, para indicar que la tabla contiene una fila de totales.
4. En la última fila, vacía, escribe en la primer columna Media de los resultados.
5. Haz clic en la segunda columna o pulsa la tecla FLECHA DERECHA. Selecciona la ficha Presentación y, en el grupo Datos, pulsa el botón Fórmula.
6. En la ventana se mostrará la fórmula =SUM(ABOVE) que corresponde a sumar todos los valores de la columna. Escribimos a continuación /24 para que divida el resultado entre los 24 temas que tenemos y pulsamos Aceptar. La media será 8,25.
7. Pulsa Guardar para conservar los cambios.

TABLAS

Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas. En cada celda se puede insertar texto, números o gráficos.
Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre los datos. Por ejemplo, obtener el valor medio de una columna u ordenar una lista de nombres.
Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los documentos ya que facilitan la distribución de los textos y gráficos contenidos en sus casillas. Esta característica se emplea sobre todo en la construcción de páginas Web para Internet.
Vemos pues, que esta forma de organizar los datos es mucho más potente que utilizando las tabulaciones u otros métodos.

 Crear tablas

Para crear una tabla accedemos siempre desde la pestaña Insertar > grupo Tablas > botón Tabla. Allí encontraremos las tres posibles formas de crear tablas:

1. Una de las formas es utilizar la cuadrícula que simula una tabla. Cada cuadrado representa una celda y al pasar el ratón sobre ella se coloreará en naranja la selección que realicemos. Al hacer clic confirmamos que la selección se ha realizado y se inserta la tabla en el documento. En el ejemplo de la imagen estaríamos creando una tabla de 3x3.

2. La segunda opción es haciendo clic en Insertar Tabla. Se abre una ventana que permite especificar el número de filas y columnas para la tabla.
3. La tercera opción es usar el vínculo Dibujar Tabla. El cursor tomará forma de lápiz y simplemente iremos dibujando las líneas que la formarán. Esta opción es más lenta, pero puede resultar muy útil para crear tablas irregulares o para retocar tablas ya existentes.

Para retocar una tabla dibujando sus bordes deberemos situarnos en ella. De este modo veremos que disponemos de una pestaña de Herramientas de tabla. En su pestaña Diseño > grupo Dibujar bordes, encontraremos las herramientas que nos ayudarán a dar la distribución deseada a la tabla.

El modo correcto de proceder es elegir el estilo, grosor y color del borde y a continuación pulsar Dibujar tabla para empezar a dibujar.
Si nos equivocamos podemos utilizar la herramienta Borrador, que cambiará el dibujo del cursor y nos permitirá eliminar cualquier línea de la tabla simplemente haciendo clic sobre ella.

Anidar tablas

Una característica de las tablas es que se pueden anidar. Es decir, se puede crear una tabla dentro de otra. De esta forma podremos configurar una de forma independiente a la otra. Lo único que deberemos tener en cuenta es que, si eliminamos la tabla principal, también se eliminará su contenido, y ésto incluye las tablas anidadas que podamos haber creado.
¿Cómo se hace? Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar otra tabla.

 Aplicar un estilo de tabla

Hasta ahora hemos visto cómo crear la distribución de celdas, pero existe otro aspecto importante: el estilo de la tabla. Es decir, su formato.
Podemos aplicar estilos predefinidos con un sólo clic, eligiéndolos en la pestaña Diseño > grupo Estilos de tabla.

Al pasar el ratón sobre ellos verás cómo cambia el formato de la tabla. Para aplicarlo definitivamente haremos clic sobre él. Luego, podrás retocar el resultado final, si lo deseas, con las herramientas de Sombreado y Bordes.

Además, los estilos se pueden ajustar según nuestra conveniencia en base a distintas opciones que tenemos disponibles justo a su derecha. Podemos elegir pues si nuestra tabla tiene o no encabezados, filas de totales o las filas y columnas resaltadas en distintos colores que van alternando. Para ello simplemente deberemos marcar o desmarcar cada una de las Opciones de estilo de tabla.

Ajustar la tabla

Alineación.
Cuando insertamos una tabla en nuestro documento es importante que tengamos en cuenta su alineación con respecto a la página y con respecto al texto que la rodea.
Para hacerlo, hacemos clic en cualquier zona de la tabla para tener acceso a las Herramientas de tabla. En la pestaña Presentación > grupo Tabla haremos clic en el botón Propiedades.

O bien seleccionamos Propiedades de tabla... en el menú contextual de la tabla.
Se abrirá la ventana que vemos en la imagen.

Ahora basta con hacer clic en el icono adecuado para especificar un Ajuste de texto (Ninguno o Alrededor) y una Alineación (Izquierda, Centro o Derecha).

Mover libremente una tabla:
Otro aspecto importante cuando hablamos de ajustar una tabla al contexto, es el de poder moverla. Al pasar el ratón sobre la superfície de la tabla, veremos que aparece un icono en la esquina superior izquierda. Si hacemos clic en él y lo arrastramos lograremos mover la tabla.

Ajustar tamaño:
También al pasar el ratón sobre la superfície de la tabla, apreciaremos un icono en la esquina inferior derecha. Si hacemos clic en él y lo arrastramos podremos modificar de forma sencilla y visual el tamaño de la tabla. Deberemos tener en cuenta que el sistema siempre modificará la altura del borde inferior y la anchura del borde derecho. De esta forma su posición no variará, ya que el punto que indica la posición de la tabla es la esquina superior izquierda.

Desplazarse, seleccionar y borrar en las tablas

Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver cómo introducir contenido en ella. En términos generales, no hay diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una tabla.
La mayor parte de las funciones sobre formato están disponibles en el texto de las tablas, se puede poner texto en negrita, cambiar el tamaño, se pueden incluir párrafos y se pueden alinear de varias formas igual que se hace normalmente. Nos podemos desplazar por las celdas con las teclas de movimiento del cursor, se puede seleccionar, copiar y borrar el texto de las celdas de forma normal, pero además, hay algunas formas específicas de desplazarse, seleccionar y borrar para las tablas que vamos a ver a continuación.
Desplazarse.
Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor.

Para desplazarse	Presione las teclas
Una celda a la izquierda	MAYÚS + TAB
Una celda a la derecha	TAB
Una celda arriba	flecha arriba
Una celda abajo	flecha abajo
Al principio de la fila	Alt + Inicio
Al final de la fila	Alt + Fin
Al principio de la columna	Alt + RePág
Al final de la columna	Alt + AvPág

Al pulsar la tecla TAB en la última celda de la tabla se crea una nueva fila.

Seleccionar.
Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de celda, y cuando el cursor tome la forma de una pequeña flecha negra inclinada hacer clic y la celda se coloreará.

Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la columna, y cuando el cursor tome la forma de una pequeña flecha negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna se coloreará.

Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda pero haciendo doble clic o también colocando el cursor a la izquierda de la fila y haciendo clic.

También se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro de la celda y arrastrando a lo largo de las celdas que queramos seleccionar.


Borrar.
Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace), si sólo queremos borrar su contenido pulsar la tecla Suprimir. Al borrar una celda Word nos preguntará sobre la forma de desplazar el resto de las columnas.

Combinar y dividir

En ocasiones no querremos insertar ni eliminar celdas, sino combinarlas de forma que, por ejemplo, una fila contenga una única celda que ocupe lo mismo que las del resto de filas. O bien para conseguir el efecto totalmente opuesto, que una celda se divida en dos o más celdas sin afectar al resto.

Para conseguirlo, utilizamos las opciones de la pestaña Presentación > grupo Combinar.
- El botón Combinar celdas sólo estará activo si hay más de una celda seleccionada en la tabla. Esto es así, obviamente, porque antes de nada debemos indicar cuáles queremos combinar.
- Dividir celdas mostrará una ventana donde especificar en cuántas secciones dividir la celda seleccionada. El ejemplo anterior mostraba una división en dos columnas y una fila, pero perfectamente podríamos haber realizado una división horizontal en dos filas y una columna.
- Por último, Dividir tabla separará la tabla en dos, siendo la primera fila de la segunda tabla aquella que se encuentre seleccionada o con el punto de inserción.

Alineación y dirección del texto

Ya hablamos anteriormente de cómo alinear la tabla con respecto al texto que la rodeaba y a los márgenes de la página. Nos queda ver la alineación interna de sus propios elementos, es decir, la alineación del contenido de las celdas con respecto a éstas.
Lo haremos desde la pestaña Presentación > grupo Alineación.
- Los primeros nueve botones representan cada una de las alineaciones posibles, que son las combinaciones de alineación horizontal (izquierda, centro y derecha) y vertical (superior, medio e inferior). Lo único que hay que tener en cuenta, como siempre, es que las celdas a las que se quiera aplicar la alineación estén seleccionadas con anterioridad.
Además de texto, las celdas admiten otro tipo de contenido, como imágenes, fotografías o formas. Éstas también se pueden alinear y ajustar en la celda exactamente igual que se haría si estuviesen fuera de la tabla. Si necesitas verlo con detalle puedes visitar la unidad de imágenes y gráficos donde se explica cómo trabajar con estos objetos.
- Con el botón Dirección del texto, en cambio, lo que hacemos es que el texto aparezca en la dirección que señalen las flechas, que por defecto será horizontal hacia la derecha (dirección de lectura occidental). Las posibilidades son tres:

- Por último, comentar que desde el botón Márgenes de celda podremos asignar un margen fijo a las celdas de toda la tabla, así como definir el espaciado entre celdas.

 Tamaño de las celdas

Cuando creamos una tabla el tamaño que se establece a las celdas suele ser siempre el mismo. Pero es posible que, al introducir contenido en sus celdas, el tamaño se vaya ajustando y la tabla se vaya deformando.
Desde la pestaña Presentación > grupo Tamaño de celda, podemos controlar el aspecto que tendrán las celdas.

- Para modificar el alto o el ancho de columna a un valor fijo, lo habitual suele ser pulsar sobre el borde y arrastrarlo hasta que quede con el tamaño deseado. El único inconveniente es que esto lo haríamos totalmente a ojo y para cada una de las filas o columnas. Si lo que queremos es modificarlo con valores exactos o sobre un conjunto previamente seleccionado, utilizaremos las flechas que permiten ir cambiando el valor en cm.
- Las opciones de distribución también pueden resultar muy interesantes. Toman como referencia el tamaño total de la tabla y lo dividen por el número de filas o columnas (según el tipo de distribución que utilicemos). De esta forma conseguimos una distribución uniforme y exacta.
- La herramienta Autoajustar también puede ser muy útil, especialmente la opción de ajustar el tamaño al contenido de la celda.

Tratamiento de datos

Si bien es cierto que es importante saber dar formato y estructura a una tabla, lo más importante de las tablas, al final, son los datos que contienen. Por eso es tanto o más importante saber sacarles provecho. Las herramientas que veremos a continuación se encuentran en la pestaña Presentación > grupo Datos.

Ordenar.
Una de las principales ventajas de que disponemos es la capacidad de ordenar sus datos. No importa si los datos son alfabéticos, numéricos o de tipo fecha, la herramienta es válida para todos ellos. Además, podremos escoger si hacerlo de forma ascendente o descendente.
Al hacer clic en el botón se abrirá una ventana como la siguiente:

Como puedes observar, el proceso es sencillo:

1. Escoger la columna por la que ordenar los datos. Si habíamos utilizado encabezados de columna en la tabla detectará los nombre automáticamente.
2. Especificar el tipo de datos (texto, número o fecha) de la columna en cuestión.
3. Elegir si ordenar de forma ascendente o descendente.

Podemos utilizar más de un criterio de ordenación, para que, por ejemplo, si dos personas tienen el mismo nombre, se ordenen por apellido. Lo haremos rellenando este mismo formulario en la sección Luego por inmediatamente inferior.

Repetir filas de título.
En caso de que una tabla ocupe más de una hoja, suele presentarse el típico problema de que los encabezados quedan únicamente en la primera y a veces puede resultar molesto tener que "adivinar" a qué equivale cada una de las columnas.
La solución al problema es activar el botón Repetir filas de título . De esta forma, el encabezado se mostrará en todas las hojas que ocupe la tabla.

Convertir texto a tablas.
Frecuentemente ocurre que ya disponemos de los datos y lo que queremos hacer es situarlos dentro de una tabla. Word 2010 dispone de una potente herramienta capaz de pasar datos estructurados (por ejemplo mediante tabulaciones) a tablas. Si los datos están bien organizados la facilidad para pasarlos a tabla es sorprendente.
También es posible realizar el proceso contrario. Es decir, pasar los datos contenidos en una tabla a texto.

Fórmula.
En los casos de las tablas que contienen datos numéricos es muy frecuente el uso de filas o columnas de totales. Word es capaz de calcular estos totales de forma automática, a través de una fórmula. Lo único que deberemos hacer es colocar el cursor en la celda que queramos que contenga el resultado y pulsar el botón . Se abrirá una ventana donde podremos configurar algunos parámetros. Por defecto se utilizará la SUMA, pero en el desplegable Pegar función podremos elegir otras fórmulas, al igual que también podremos elegir qué formato utilizar para mostrar el resultado.
Es conveniente tener en cuenta algunas consideraciones:

- Podemos especificar qué celdas se calcularán, pudiendo escoger entre las que se encuentren arriba (ABOVE), abajo (BELOW), a la derecha (RIGHT) o a la izquierda (LEFT) de la celda que contenga la fórmula. Por tanto, la sintaxis será =FORMULA(POSICION)
- A la hora de calcular con valores numéricos el sistema suele ignorar los encabezados de tabla de tipo texto. Sin embargo, si utilizamos otras fórmulas como pueden ser COUNT (para contar) sobre valores de tipo texto, es posible que sí que considere el encabezado como un valor más a contar. Debemos tener cuidado con este comportamiento.
- El resultado de la fórmula no se recalcula si cambia alguno de los valores que se han incluido en el cálculo. Deberemos volverla a ejecutar.

Diseño de página

1. Configurar página 

Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciéramos en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un área en la cual podemos escribir y unos márgenes los cuales no podemos sobrepasar.

Estos márgenes se definen en la pestaña Diseño de página, en el grupo de herramientas Configurar página, donde también podremos encontrar herramientas para seleccionar la Orientación, Saltos de página, Tamaño, Números de línea, Columnas y Guiones.

Al hacer clic sobre el botón Márgenes, aparecen unos márgenes predeterminados. Si ninguno nos sirve, podremos definir unos desde la opción Márgenes Personalizados.

También es conveniente especificar el tamaño del papel que vamos a utilizar en la impresión. Al hacer clic en el botón Tamaño, se abre una lista de Tamaños predeterminados. Pero, al igual que en los márgenes, aquí también se puede personalizar el tamaño de la hoja, haciendo clic en la opción Más tamaños de papel.

 

Tanto si escogemos la opción de personalizar, como si pulsamos el pequeño botón de la esquina inferior derecha del grupo Configuración de página, veremos la siguiente ventana:

En la pestaña Márgenes podemos fijar los márgenes tecleando los centímetros deseados en cada campo: Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho. También el de Encuadernación, que es un espacio adicional reservado para encuadernar las hojas.

- Posición del margen interno. Aquí indicaremos en qué posición vamos para aplicar el margen de encuadernación.
- Orientación. Indicamos si la página tiene orientación vertical (la más usual) o horizontal (también llamada apaisada).
- Páginas. Podemos establecer varias páginas, en ese caso tenemos varias opciones: Márgenes simétricos, Dos páginas por hoja o Libro plegado. Al establecer cada una de estas opciones la vista previa te mostrará claramente en qué consisten.
- En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa que nos dará una idea bastante aproximada de cómo afectan los cambios que hemos introducido al diseño de la página.
- Si pulsamos el botón Establecer como predeterminado, los valores actuales serán los que se utilicen en los nuevos documentos que creemos.

En la pestaña Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar en la impresora: A4, Carta, etc. y también la bandeja de la que tomará el papel la impresora, en caso de que tenga más de una.
En la pestaña Diseño fijaremos la posición de Encabezados y pies de página. Hemos dicho que fuera de los márgenes no se puede escribir, pero hay una excepción; los encabezados y pies de página se escriben en la zona de los márgenes. Si vamos a utilizar encabezados o pies de página, debemos tenerlo en cuenta a la hora de fijar la amplitud de los márgenes.

Encabezado: indicaremos los cm. que deseamos que haya entre el borde superior del papel y la primera línea del encabezado.
Pie de página: diremos los cm. que deben quedar entre la última línea del pie de página y el borde inferior de la página.

Para apreciar el efecto global de los márgenes en nuestro documento debemos visualizarlo con la vista de Diseño de impresión.
Si no estás seguro de estar visualizándolo así, selecciona la opción en la pestaña Vista. Esta imagen es un ejemplo de vista Diseño de impresión de un documento con encabezado y pie de página.
Podemos observar como en las reglas horizontal y vertical hay una zona más oscura que indica el tamaño de los márgenes.
También se puede ver como la línea del encabezado queda dentro de la zona del margen superior, y la línea del pie de página queda dentro del margen inferior.
Desde esta vista también se pueden modificar los márgenes. Para modificar el margen superior basta colocar el cursor en la regla vertical justo donde acaba la zona más oscura que identifica el margen, y cuando el cursor tome la forma de una doble flecha, hacer clic y arrastrar hasta la nueva posición del margen.
Para el resto de los márgenes repetir la operación, pero poner especial cuidado en el margen izquierdo para no mover los iconos de sangrías que están también en la misma zona.

Encabezados y pies de página

Un encabezado es un texto que se insertará automáticamente al principio de cada página. Esto es útil para escribir textos como, por ejemplo, el título del trabajo que se está escribiendo, el autor, la fecha, etc.
El pie de página tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la página, y suele contener los números de página.
Para modificarlos vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en alguno de los dos botones (Pie de página o Encabezado) y seleccionamos la opción Editar.
Se mostrará una nueva pestaña, Herramientas para encabezado y pie de página > Diseño, que contiene los iconos con todas las opciones disponibles:

Observa que ha aparecido el Encabezado delimitado por una línea punteada y con los elementos que lo contienen en modo edición:

Ahora podemos teclear el encabezado y, si lo creemos conveniente, insertar numeración de página, fechas o cualquier otro elemento de la barra de herramientas, como vamos a ver a continuación. Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de página finalizaremos haciendo clic en el botón Cerrar encabezado y pie de página, a la derecha de la cinta.
Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa.

Veamos ahora con detalle las opciones del grupo Insertar.
Elementos rápidos. Permite, desde la opción Propiedad del documento, escoger distintos elementos de un listado desplegable. En ocasiones esta opción ahorra tiempo ya que permite, por ejemplo, insertar con un sólo clic el autor del documento o la fecha.

La opción de Elementos rápidos también está disponible directamente en la pestaña Insertar, pero se incluye en la de Diseño de los encabezados y pies de página porque es una herramienta muy útil en este tipo de ocasiones. De hecho, el elemento Autotexto es uno de los que más se prestan a la personalización para mejorar la comodidad de la redacción en Word. Así que probablemente lo utilizarás más a menudo desde la pestaña Insertar directamente. Con él podemos insertar rápidamente párrafos completos y demás contenido que solemos repetir constantemente con un sólo clic, como cabeceras o despedidas en las cartas.
Inserta una imagen o foto guardada en el disco.
Inserta imágenes prediseñadas.
Inserta la fecha y/o la hora del sistema en el formato que se seleccione.

En la pestaña Diseño también encontraremos el siguiente grupo de opciones:

Primera página diferente. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para la primera página. Esta opción está pensada por ejemplo, para cuando la primera página es la portada del documento y no conviene que aparezca el mismo encabezado o pie con el número de la página.
Páginas pares e impares diferentes. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para las páginas pares e impares. Por ejemplo para imprimir el número de página se imprime a la izquierda en las páginas impares y en las páginas pares imprimirlo a la derecha.

Números de página

Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las páginas para poder referenciarlas, ese número es el que aparece en la parte izquierda de la barra de estado, pero este número de página no aparece en el documento

Si queremos que los números de página aparezcan en nuestro documento cuando lo imprimamos deberemos insertarlos desde la pestaña Insertar, desplegando la opción Número de página y eligiendo dónde queremos que aparezca el número.

Encontraremos la misma opción en la pestaña Diseño de las Herramientas de encabezado y pie de página, cuando tengamos un encabezado en modo de edición.
Al seleccionar una ubicación se despliega una lista de formatos prediseñados para que elijamos el que más nos guste. Existe una gran cantidad de formatos prediseñados asociados a cada ubicación, estos están organizados por secciones para facilitarnos la localización del formato que buscamos.

En la sección Simple tenemos números simples con diferentes alineaciones.
En la sección Con formas, los números se escriben dentro de una forma, por ejemplo con cinta: .
En la sección Número sin formato, tenemos los números de página a los cuales se les aplica algún tipo de formato .
En la sección Página X, el número de página viene acompañado de la palabra Página o Pag, por ejemplo .
En la sección Pagina X de Y, se añade además el número total de páginas del documento, por ejemplo .

Los formatos predeterminados que aparecen en la lista desplegable asociada a cada ubicación pueden variar de una ubicación a otra, la ubicación Final de página dispone de más formatos.

Para ver los encabezados y pies de página en la pantalla de nuestro ordenador tenemos que estar en modo vista Diseño de Impresión donde se ven en un tono más claro que el texto normal. Una vez insertado el número de página podemos variar su formato con la opción Formato del número de página. Al seleccionarla, se abre una ventana como la que se encuentra a continuación.

Desplegando el menú Formato de número veremos una lista con posibles formatos predeterminados entre los que elegir.
Tenemos dos alternativas para indicar en qué número empezará la numeración de las páginas:

1. Continuar desde la sección anterior (o empezar desde uno, si ésta es la primera sección).
2. Iniciar en el número que especifiquemos en la opción Iniciar en:

Si tenemos estructurado nuestro documento en capítulos, también podemos incluir el número del capítulo junto con el de la página, marcando la casilla Incluir número de capítulo y seleccionando un formato.

Saltos de sección

Los saltos de sección de Word indican cuándo acaba un determinado apartado o sección. Esto permite que los elementos que comúnmente se aplican a todo el documento por igual, como el pie de página o las tabulaciones, cesen en un determinado punto, para poder configurarlos de forma distinta a continuación. Puede resultar muy útil para aplicar un formato distinto en las páginas de un mismo documento o bien en distintas zonas de la misma página.
Las posibilidades son muchas, por ejemplo podríamos:

• Tener una única columna en la primera mitad de la página y dos columnas en la mitad restante.
• Aplicar una numeración de páginas que empezara de nuevo en cada uno de los temas o capítulos.
• Establecer un tamaño de página y orientación distintas en un mismo documento.
• Aplicar márgenes distintos a una página en concreto, independientemente de los establecidos en el documento, etc.

Para incluir un salto de sección en el documento, nos situamos en la ficha Diseño de página > grupo Configurar página > desplegamos el menú Saltos y escogemos cualquiera de las opciones de la categoría Saltos de sección. Observa en la imagen los tipos de saltos y sus definiciones.


Para eliminar un salto de sección debemos:

1. Cambiar a la vista Borrador desde la pestaña Vista.
2. Situar el cursor en la línea que representa el salto.
3. Pulsar la tecla SUPR.

Importante: Al eliminar un salto de sección, Word interpreta que ahora todo forma parte del mismo apartado y por tanto se pierde el formato específico de la sección inmediatamente superior al salto para adoptar el de la sección inferior.
Lo veremos más claro con un ejemplo. La siguiente secuencia de imágenes muestra una misma página con dos secciones; la primera con dos columnas y margen estrecho y la segunda de una columna con margen normal. Observamos que si eliminamos la línea de salto en la vista borrador, la sección superior adquirirá el formato de la inferior y el formato de la página será, por lo tanto, de una única columna con márgenes anchos.